En tant que Responsable de projets chez Uxer, mon rôle pour garantir le succès des projets de notre entreprise est avant tout opérationnel.

Je suis chargée de planifier et superviser l'avancement de tous les projets, tout en maintenant une communication transparente et efficace avec nos clients. Je suis également garante du respect des deadlines et du budget de chaque projet.

La gestion de projet repose ainsi sur une planification minutieuse et une allocation efficace des ressources. Pour cela, j'utilise une combinaison d'outils qui me permettent de garder une vision d'ensemble tout en détaillant chaque projet.

Nous avons régulièrement une quinzaine de projets à faire avancer sur un même sprint , avec une équipe de production composée de 6 personnes.

Je dois donc jongler quotidiennement entre les demandes diverses et variées des clients et la charge de travail réalisable par chaque membre de l’équipe.

Sachant que ma règle n°1 est : ”Toujours répondre à son client !”

Pour réaliser cette “prouesse”, j’utilise quotidiennement un certain nombre d’outils dont je vais vous parler !

Pour ma planification et suivi de projets

Je tiens à jour un planning macro sous Excel qui est le point central de notre planification. Il répertorie tous les projets de l'agence, mettant en évidence les jalons critiques à respecter pour chaque domaine d'expertise, que ce soit l'UX, l'UI ou le développement technique. Cela me permet d'évaluer rapidement la charge de travail de chaque équipe et d'ajuster les plannings en conséquence. De plus, chaque planning prévisionnel est intégré à cette vue d'ensemble, garantissant une planification réaliste du côté de la production.

Pour affiner la planification, j'utilise en parallèle un planning micro par projet, toujours sous Excel. Cela me permet de découper la production en tâches spécifiques et de les organiser par sprint. Cette approche agile facilite la gestion quotidienne de la charge de travail et assure une progression régulière des projets.

Nous disposons également d'un outil interne dédié à la gestion de projet et client. Il nous permet de planifier les sprints, de suivre les enveloppes de temps par projet et de centraliser toutes les informations importantes relatives aux clients et aux projets.

Bientôt, cet outil nous servira également à traiter les tickets clients, remplaçant ainsi l'utilisation de Google Form pour collecter les demandes.

Une communication claire et régulière avec nos clients est essentielle pour maintenir leur confiance et les tenir informés de l'avancement de leurs projets.

Au début de chaque sprint, j'envoie à chaque client un rapport personnalisé par e-mail. Ce rapport présente les actions planifiées pour le sprint à venir ainsi qu'un rapport de temps détaillé, leur permettant de suivre leur budget en temps réel.

En cas de besoin, je complète cette communication par une visioconférence ou des échanges sur Slack pour discuter plus en détail des actions en cours.

A chaque début de sprint, j’envoie par email, de manière personnalisée à chaque client un rapport leur présentant : 

les actions planifiées sur le sprint à venir 

le rapport de temps détaillé afin de piloter leur budget en temps réel

Je complète cette communication par une visio quand cela est nécessaire 🙂 et aussi par Slack pour de l’échange rapide sur une action en cours.

Actuellement, j’utilise donc principalement quatre outils au quotidien pour gérer les projets de l'agence et communiquer avec nos clients :

Notre outil interne de gestion de projets et clients

La suite Google : Google Forms, Gmail, Google Meet

Ces outils combinés avec mon capital sympathie et une équipe d'experts dévoués nous permettent de fournir un travail de qualité et d'obtenir des retours positifs de nos clients.

En conclusion, la combinaison d'une planification rigoureuse, d'une communication transparente et d'une utilisation efficace des outils nous permet de gérer avec succès les multiples projets de notre agence tout en répondant aux besoins et attentes de nos clients.

Tous les outils que j’utilise pour garantir le succès des projets de l’agence !

Outils de gestion de projet d'une agence digitale pour la planification, le suivi de projets et la communication avec les clients

Les outils pour la gestion de projet d'une agence digitale

Rien de très novateur me direz-vous, presque toutes les entreprises ont des responsables ou des chef(fes) de projets dans leur service, cependant, cette fonction et les compétences demandées diffèrent selon les entreprises.

Me concernant, je suis devenue responsable de projets “sur le tas” et j’ai adapté mes réponses, mon travail et mes compétences en fonction des besoins de chaque projet, des profils de mes collaborateurs et de mon apprentissage quotidien.

De plus, Uxer, étant une agence web à taille humaine, cette fonction m’a demandée de l’adaptabilité, et des ressources afin de trouver des solutions à chaque problématique, quelle qu’elles soient :)

Retour d’expérience de cet apprentissage “sur le tas”.

Une même méthode de projet peut s'appliquer pour l’ensemble de tes clients, mais tu dois toujours avoir une autre alternative si cette méthodologie ne convient pas à un client. C'est ta méthodologie qui doit s'adapter à l'humain, au client, à sa demande et à son niveau de maturité, et pas le contraire, sinon cela ne fonctionnera pas dans le temps.

Pour savoir s’il faut adapter sa méthodologie au projet et au client, il faut :

S’intéresser à son secteur d’activité et à son expérience

Présenter notre équipe, notre organisation et notre façon de travailler de manière simple, sans utiliser trop de terme spécifiques et techniques qui pourraient l’effrayer

Prendre en considération ses craintes et doutes pour l’aider à avancer, à le rassurer

Rendre régulièrement des comptes sur l’avancée du projet

Donner des conseils, avis ou bonnes pratiques

Selon moi, un Responsable de projet, c'est 40% d'expertise dans son secteur d'activité et 60% de communication et de relationnel. 


Pourquoi ? Parce que si j'ai une question spécifique sur une expertise métier, je suis entourée d'experts UX, UI ou technique qui sauront m'apporter une réponse précise et fiable, mais savoir retranscrire ces réponses de manière simple, ludique et compréhensible, c' est mon travail.

En effet, un responsable de projet doit fédérer et doit inspirer confiance et il doit pouvoir communiquer sur n’importe quel sujet (agréable ou pas) avec son client.

Un doute sur nos compétences techniques ? Une mauvaise compréhension sur le cahier des charges initial du projet amenant une frustration de part et d’autres ? Un périmètre du projet qui doit changer en cours de route et qui demande une enveloppe budgétaire supplémentaire ? Ou encore des tests utilisateurs qui remettent en cause un business model ?

Peu importe le sujet, le responsable de projet se doit de savoir aborder ces sujets plus ou moins délicats et de trouver une alternative acceptable pour tout le monde, en concertation avec son équipe et le client afin d’ouvrir le dialogue.

L’objectif final pour chacun de nous reste toujours la qualité du projet livré et la satisfaction du client, mais tout en considérant les équipes Uxer et leurs travaux.

Donc on prend le temps d’écouter, de comprendre afin de pouvoir échanger et communiquer au mieux (avec une totale transparence c’est mieux 😉)

Un responsable de projet, c'est malgré lui, le parent de l'agence 😉.

Il doit prendre en considération les humeurs, états d'âmes ou difficultés de chaque membre de l'équipe. Il doit aussi garantir la bonne cohésion de celle-ci, c’est vraiment important que personne ne se sente mis de côté, surtout sur une si petite structure où chaque personne a un vrai rôle à jouer.

Il faut aussi s’assurer qu’il y ait toujours du café à l’agence et de temps en temps, quelques bonbons ! Une équipe qui se sent bien, c’est une équipe qui prend plaisir à venir à l’agence, qui a à cœur de s’investir dans l’agence et qui contribue à la bonne ambiance collective 😊.

Etre responsable de projet, c'est devenir un couteau-suisse, me concernant, voici la liste non exhaustive de ce que je dois faire au quotidien chez Uxer, qui je rappelle est une petite structure et demande donc d’être un peu touche-à-tout (ce que personnellement, j’apprécie beaucoup) :

manager : motiver mon équipe et la féliciter

gérer le périmètre budget/temps de chaque projet

avoir un esprit de synthèse et le sens des priorités

répondre à toutes les sollicitations (externes ou internes)

gérer tout ce qui est administratif : facture, relance, gestion des congés…

Etre Responsable de projet, c’est un état d’esprit, ça ne s’apprend pas dans les manuels, ça s’expérimente au quotidien et ça demande un réel self-control.

C’est ce qui m’a demandé le plus de travail : l’adaptabilité et la gestion de la pression. Si je suis stressée et submergée, je vais transmettre ces mauvaises ondes à tout le monde.

Comment j’ai fait pour gérer cette dernière partie ?

Avec l’équipe, nous avons automatisé de nombreux process ce qui me permet de gagner du temps en avant-vente par exemple

Mon planning macro est toujours à jour et je sais donc précisément la charge de travail pour chacune des personnes et donc, ce que je peux ajouter ou pas en terme de production

Notre méthode agile SCRUM me permet de pouvoir gérer tous les aléas et imprévus de manière la plus sereine possible

Et surtout, je suis entourée d’une équipe géniale, sur qui je peux m’appuyer pour n’importe quel sujet, qui prend le temps de m’expliquer les choses même quand c’est un peu technique #targetblank ;) et qui prend également le temps de m’écouter et m’aiguiller quand je suis dans une impasse, car cela m’arrive bien évidemment 🙂 💟

5 ans de responsable projet en agence digitale, 5 leçons retenues

Depuis plus de 5 ans, je suis responsable de projet au sein de l'agence digitale de Bordeaux, Uxer. Je vous parle de ce que j’ai appris tout au long de cette aventure !

5 leçons de responsable de projet en agence digitale

Responsable de projets : 5 leçons retenues ces 5 dernières années

En mars 2019, comme la grande majorité des entreprises, nous nous sommes organisés en full télétravail afin de respecter les consignes gouvernementales. Puis le temps passant, nous nous sommes habitués à cette organisation, ”confort” diront certains, et avons donc maintenu le télétravail un certains temps.

Cependant, cela ne convenait pas à toute l’équipe. Mais paradoxalement, nous ne nous voyions pas revenir à 100% en présentiel à l’agence, même si nos locaux sont top et les collègues super sympas (enfin certains plus que d’autres 😉).

De plus, les membres de l’équipe avaient évolué personnellement pendant cette période COVID, achetant des maisons à plusieurs 10aines de km de l’agence, fondant une famille, ayant trouvé l’amour…Tout le monde avait construit sa vie personnelle en tenant compte de cette nouvelle organisation et ces contraintes qui avaient duré pendant plusieurs mois.

Malgré tout, il fallait trancher et trouver une nouvelle organisation interne comme le 100% télétravail n’avait pas trouvé une adhésion collective (et oui, on se manquait ❤️).

Quelle décision prendre et comment la prendre ?

Ce n’est pas évident de prendre une décision seule sur la meilleure organisation à adopter tout en tenant compte un maximum des contraintes et souhaits de chacun : soit je tranchais, au risque d’imposer une organisation interne sans obtenir d’adhésion collective, soit je faisais travailler mes méninges et trouvais une autre solution, plus collaborative.

J’ai sondé auprès de connaissances et autres “managers” et les réponses étaient souvent les mêmes : ils étaient soit pour le télétravail, soit contre le télétravail mais ne proposaient pas vraiment d’alternatives…

Chez Uxer, on prône le collaboratif, le participatif et l’humain, j’ai donc finalement décidé de monter un atelier UX sur cette question afin de soulever toutes les problématiques remontées par l’équipe pour y apporter des solutions tous ensemble (j’ai pu m’inspirer des pratiques UX de notre Designer UX, merci Romain 🙂.)

Après avoir réalisé cet atelier UX  sur la problématique du télétravail, nous avons réussi à trouver une alternative qui convienne à tout le monde 🙂 :

Pourquoi avoir fait le choix d’être plus en télétravail qu’en présentiel ?

Plutôt que de répondre à cette question, je vous laisse découvrir les avantages et inconvénients du télétravail qui ont émanés de cet atelier et surtout, les solutions que nous avons mises en place pour arriver à cet équilibre 🙂 En lisant ce bilan, vous comprendrez ;)

👍 Quelques points positifs du télétravail

Ne pas être dérangé par le bruit ambiant ou les personnes à côté

Pas de perte de temps et d’argent dans les transports, moins de fatigue

Certaines personnes travaillent plus 👨🏻‍💻

Une partie de l'équipe esquive le virus 🦠

👎 Quelques inconvénients du télétravail

Moins bonne fluidité dans la communication & dans la production

Démotivation, solitude, perte de lien social

Perte de la bonne entente et de la cohésion interne. Chacun reste chez soi et on perd cette osmose

Moins de réactivité entre chaque personne

Pas le bon matériel pour bien travailler : pas de second écran, chaises...

Peut être dérangé ou déstabilisé par des taches personnelles ou par des personnes de son entourage 😸

Difficile de débuguer à deux et de recetter

💡 Solutions mises en place pour palier à ces soucis

Déplacer les réunions internes de planification de sprint à des jours où nous sommes en télétravail pour favoriser la production en équipe les jours en agence

Lister le matériel manquant chez soi pour que l’agence puisse équiper chaque membre afin d’avoir un bon confort

Maintenir le présentiel en agence toutes les semaines, entre 2 et 3 jours

Faire des points quotidiens plus détaillés lors desquels on explique ce qui nous a pris plus de temps que prévu et pourquoi

Mettre en place un Discord d’agence pour mettre en place des salons et mieux communiquer quand nous sommes en télétravail

NB : malgré la majorité de la semaine en télétravail, nous arrivons toujours à maintenir notre productivité et à finir nos sprints 😉

Comment la pandémie mondiale a révélé l’intelligence collective de notre management ?

Je vais donc vous parler de tout ce que nous avons mis en place pour faire en sorte que cette curieuse période se passe du mieux possible.

Avant toute  chose, après un temps de latence qui a été observé chez nous et tous nos clients afin de digérer l'information de ce premier confinement, nous avons pris la décision de nous réunir autour d'une table et d'un café (le dernier en présentiel avant quelques temps) afin de réfléchir ensemble à une organisation de travail répondant à ces contraintes de confinement. Dialogue et échange étaient de mises 💬.

En effet, chaque personne a un ressenti personnel concernant cette pandémie, a une situation familiale et personnelle unique, ou encore un mode de transport qui était perturbé  (tram, bus, train).

Ainsi, l'enjeu, afin de proposer un plan d'action ou une nouvelle organisation de travail qui soit réaliste et confort pour tout le monde, était de connaître le ressenti, l'opinion et les conditions de travail de chacun.

Étant une équipe de 6 personnes il a été assez simple de récolter toutes ces informations et ces avis, et à la fin, nous avons donc, tous ensemble, réfléchi à la manière dont on voulait travailler pour les quelques mois à venir (on ne savait pas encore que cela durerait plus d'un an).

Step 2 : application de SCRUM à domicile

Bye bye notre tableau grandeur nature avec nos post-it de tâches à réaliser sur un sprint et surtout bye-bye la pause café entre collègues 😢

Pour ce qui est de notre organisation de travail, nous avions déjà toute notre méthode de travail Scrum (redirection vers article Scrum) accessible en numérique, donc notre organisation déjà solide et éprouvée allait faire ses preuves une nouvelle fois 🙂 Voici les outils qui nous ont permis de rester connectés et de continuer à travailler comme si de rien n'était 🙃

Scumpy : notre outil de gestion et suivi de production

Slack : notre outil de papotage favoris 😉

Mana : notre outil interne développé par nos soins qui nous permet de timer notre production et faire des comptes-rendus précis à nos clients

Google Meet : notre outil de visioconférence préféré

Gmail : notre outil pour communiquer les livrables, planning ou autres informations à nos clients

Notion : notre outil de d'organisation et prises de notes fétiche

Avec ces quelques outils, nous pouvions : planifier, suivre et donc assurer notre production, faire un retour à nos clients sur celle-ci et échanger entre nous, le B-A-BA.

En amont, nous nous sommes cependant assurés que chacun ait un poste de travail confortable à son domicile, une connexion internet décente, et une situation personnelle permettant d'avancer dans des conditions sereines (travailler avec 3 enfants en bas âge et un chat qui miaule 20h/24h, ce n'est pas l'idéal qu'on se le dise 😉).

Également, pour les personnes qui préféraient travailler à l'agence, chacun avait un jeu de clé et la machine à café à dispo avec des capsules ;), aucun interdit de ce côté-là !

L'ajustement principal fut l'adaptation de notre point quotidien (le daily ⏲). Après discussion, nous l'avons déplacé du midi au matin, il deviendrait ainsi notre premier rendez-vous de la journée, ce qui nous permettrait de :

Nous dire bonjour et prendre des nouvelles des uns et des autres quotidiennement (nous n'étions cependant pas prêt à entendre Manu nous dire "C'est la fatiiiigue 🥱" tous les jours ou à écouter Romain pousser la chansonnette car il est très matinal)

Savoir ce qui avait été fait la veille, ce qui allait être fait dans la journée et s'il y avait des points de blocage, et ce pour chacun d'entre nous

En effet, le challenge n'était finalement pas de travailler et de tenir nos délais avec le télétravail (aspect sur lequel nous étions assez confiants), mais surtout de garantir une bonne communication entre chacun et maintenir la fluidité que nous offrait le travail en présentiel.

Bref, c'était parti, nous allions donc travailler de chez nous, une nouvelle méthode de travail à apprivoiser ! 🙂

Après 7 semaines non stop de télétravail, nous nous manquions 🙂, et surtout nous avions eu quelques loupés en termes de communication (rien de dramatique),mais les débuts de sprint et fin de sprint étaient moins efficaces et moins clairs pour chacun.

Difficile de maintenir un point de 2h00 non-stop avec toute une équipe, en gardant notre concentration, écoute et compréhension, ce qui a forcément engendré quelques loupés !

Nous sommes donc tombés d'accord afin de revenir à l'agence tous les lundis de début de sprint et tous les vendredis de fin de sprint afin de bien organiser nos sprints.

Puis nous étions contents de nous voir 🙂 mais attention, qui dit présentiel, dit précautions : masque obligatoire, gel hydroalcoolique et ménage hebdomadaire maintenu.

1 an et demi après, nous avons toujours ce rythme et cela nous convient parfaitement. Notre rythme est trouvé ! 🎉

On s'est découvert des ressources insoupçonnées (oui, oui, tout ça) : des facilités d'adaptation, de flexibilité et de communication même à distance 😊

On a fait une de nos meilleures années d'agence en termes de chiffre d'affaires, malgré tout

Cela nous a permis de valider et confirmer notre organisation de travail Scrum (pratique agile), et les outils utilisés au quotidien

Mais chuuut 🤫, je vais vous dévoiler un secret : on se manque quand même un peu, et on préfère se voir en vrai, notamment pour Banger le midi.

On a survécu à 2012, à Trump et à la mode des Crocs, c'est pas pour s'arrêter à cause du COVID.

Je ne vous apprends rien si je vous dis que depuis 2019, nous subissons une pandémie mondiale #COVID, et comme toute agence, nous avons du nous adapter et nous organiser afin de garantir la continuité de nos projets et la pérennité de notre petite (mais costaud) agence.

Comment une agence digitale fait pour rester agile pendant la pandemie COVID-19 ?

Rester agile pendant une pandémie mondiale

Dans l'ancien temps - comprendre, il y a 10 ou 15 ans - la gestion de projet était bien différente des méthodes que l'on peut utiliser aujourd'hui. Le personnage principal de cette histoire : le chef de projet, homme (ou femme) à tout faire, garant du bon déroulement des missions, du respect du planning et de la communication entre l'agence et le(s) client(s).

Souvent enseveli sous une montagne d'emails, il n'en sortait généralement que pour faire face aux menaces d'un designer mécontent que son précieux bouton ait été déplacé d'un pixel par rapport à sa maquette, d'un développeur web fatigué de ne pas se faire comprendre de ses semblables. Et pour essuyer la goutte qui se met à couler sur son front lorsque les clients souhaitent modifier tout le périmètre projet, pour le lendemain.

Et c'était bien dommage, parce que la gestion de projet est bien LA prestation qui revient dans chaque projet, et qui peut faire la différence entre un échec misérable ou une glorieuse réussite. Souvent mécomprises, variant très souvent d'une structure à l'autre, nous allons essayer de vous expliquer comment cette partie de notre travail est gérée chez Uxer.

Pratique agile et méthode SCRUM, quésaco ?

Fini les périodes de projets sur 6 mois, où l'on a l'impression, au début, de rentrer dans un long tunnel au bout duquel on croit apercevoir une minuscule lumière, qui se rapproche petit à petit au fur et à mesure que les semaines passent, tout ça pour espérer trouver à la sortie ce qu'on était parti chercher plusieurs mois plus tôt, si l'on ne l'a pas oublié en chemin.

Le but de la pratique agile en résumé : c'est d'être souple, flexible et rapidement opérationnel. Nous nous organisons donc autour de la méthode SCRUM - qui est une pratique agile parmi les plus utilisée - avec des périodes de production de 15 jours, aussi appelées des Sprints. Cela nous permet de définir, toutes les deux semaines, une série d'objectifs clairs à atteindre, et un certains nombre de livrables à réaliser.

Cela permet, pour nous, de se concentrer sur des missions précises et bien identifiées et de ne pas s'éparpiller. Et, pour le client, de suivre l'avancement du projet étape par étape et d'ajuster certains aspects du projet au fur et à mesure que les lots sont livrés.

Est-ce que vous préférez : être certains de recevoir un billet de 10 € chaque semaine, ou espérer toucher un plus gros chèque tous les 6 mois ? Parce que c'est là tout l'intérêt de la méthode : permettre les ajustements aux bons moments et garder le contrôle sur le projet, afin qu'il ne parte pas dans une spirale inarrêtable qui pourrait aboutir sur un échec total par manque de vision et de retours réguliers sur le terrain.

Excellente question Bobby. La méthode que nous utilisons chez Uxer s'articule autour de différentes étapes :

C'est bien beau de découper un projet sous la forme de sprints de 15 jours. Encore faut-il faire ça intelligemment : les étapes doivent s'enchaîner de manière logique, en prenant en compte les prérequis, la logique et les contraintes de chaque projet et du client. Vous avez besoin d'un prototype pour de nouvelles fonctionnalités qui définira l'avenir tout entier de votre société et peut être de l'humanité tout entière (qui sait ?) ? Nous pouvons anticiper ça, et articuler notre travail pour sortir une version prototype, testable auprès de vos utilisateurs, au bon moment, et sauver l'espèce humaine. De rien.

Planifier les périodes de travail. Check. Faut-il encore que les missions à effectuer pendant chaque sprint soient réalisables. Il ne s'agirait pas de retomber dans nos vieux écueils, de promettre monts et merveilles pour la semaine suivante, tout ça pour se rendre compte que la charge de travail a été "légèrement" sous-estimée. Pour cela, nous passons du temps à découper, étudier et évaluer chacune des missions à venir pour noter leur complexité, et estimer la charge qui va pouvoir être réalisée, de manière réaliste. Et tout le monde met la main à la patte ! Développeurs, designers, illustrateurs. Chacun participe à l'évaluation des missions, car en discuter en équipe permet très souvent de soulever des problématiques qui vont pouvoir être anticipées, d'être plus réaliste face aux missions à réaliser, et de trouver des solutions en mettant à contribution tous les corps de métiers.

Tous les jours, à midi pile, toute l'équipe se regroupe et communique sur ce que chacun a fait la veille, sur les difficultés qu'il rencontre, et sur ce qu'il prévoit ensuite. Le but est ici d'avoir une bonne vision des missions de chacun, et d'identifier d'éventuels points de blocage pour trouver très rapidement une solution. C'est aussi l'occasion de valider les missions déjà effectuées, qui sont systématiquement revues par une deuxième personne.

Que ce soit en gestion de projet, en amour ou en géopolitique : une bonne communication assure 90% de la résolution des problèmes et tout autant de la qualité.

Décidément, Bobby, tes questions visent dans le mille aujourd'hui. Cette méthode est plus que bénéfique pour le client, et un client séduit, grossit la trésorerie.

À l'inverse d'une méthode purement verticale où il faut attendre plusieurs mois pour avoir un aperçu ne serait-ce que de premiers écrans pour se rendre compte que finalement le logo est à l'envers, et que le designer est peut-être daltonien, cette méthode agile permet d'avoir rapidement et régulièrement des livrables pertinents, testables et utilisables directement.

Le client a également une vision en temps réel de l'avancement des tâches, grâce à un accès au backlog du projet (ce sera une leçon pour une prochaine fois), et au fur et à mesure que le projet avance, peut demander à changer les priorités ou à ajuster certaines choses.

Vous l'aurez compris, l'idée générale de cette méthode, que nous pratiquons depuis plus de 3 ans, est de travailler de manière plus humaine et plus logique, tout simplement.

Découvrez le premier article de notre série “Ok, boomer” qui vulgarise les concepts de nos métiers avec ce premier épisode sur notre méthodologie de travail en équipe

On vous explique comment l'agence Uxer organise son équipe et ses projets grâce aux méthodes agile et SCRUM

Blog Uxer - Ok, boomer : la méthode agile & SCRUM

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